FM – CARTA DE SÃO PAULO
PRINCIPAIS REFLEXÕES SOBRE OS DIRECIONADORES PARA PRÁTICAS PROFISSIONAIS DE FM
Aos profissionais de Facility Management
O Fórum Internacional em Facility Management 2022 foi realizado de 9 a 11 de agosto de 2022, em São Paulo, Brasil, e foi gentilmente patrocinado pela ABRALIMP – Associação Brasileira do Mercado de Limpeza Profissional. Como profissionais, por funções de coordenadores e palestrantes no evento, decidimos escrever este documento com base em nossas reflexões durante toda a semana no Brasil (dentro e fora do Fórum).
O futuro da Profissão de Facility Management (FM) deve focar principalmente nos seguintes aspectos e direções, apresentados abaixo em 32 pontos-chave agrupados em 6 macro tópicos:
EDUCAÇÃO
● Perceber a evolução de FM ao longo do tempo de modo que ela possa ser alavancada para o crescimento e desenvolvimento da profissão.
● O suporte da profissão de FM depende dos investimentos realizados atualmente na educação de futuras gerações de Facilities Managers. Nos dias atuais, já existem oportunidades para exercer o FM como carreira.
● Tirar o máximo proveito da elevação da profissão. Devemos adquirir a educação, a capacidade de liderança e a visão de negócio necessárias para tornarmos especialistas em tecnologia.
● Para competir dentro de nossas organizações por recursos, os Facilities Managers precisam desenvolver mais habilidades do negócio.
PESSOAS
● Entender a natureza multidisciplinar de FM. O FM consiste em manter a melhoria contínua da qualidade de vida das pessoas através do desenvolvimento de melhores ambientes construídos e experiências humanas. Interpretar as necessidades dos usuários e de outras partes interessadas-chave e traduzi-las em requisitos para FM. Estar pronto para fazer de tudo para focar no bem-estar e na melhor experiência do usuário dentro do local de trabalho da organização.
● A criatividade na inovação das relações humanas e a forma como os serviços são entregues são sempre bem-vindas para produzir mudanças positivas no local de trabalho. A capacidade de realização do serviço, a usabilidade e os comportamentos influenciadores devem estar no radar de todos os Facilities Managers modernos para melhorar os resultados.
● Como a pandemia já impulsionou empresas e organizações a refletirem sobre suas práticas, ela oferece uma boa oportunidade para criar locais de trabalho que são mais centrados no ser humano e sustentáveis, colocando mais ênfase nas necessidades dos funcionários e no bem-estar dos indivíduos e da comunidade – o FM tem um papel fundamental na criação conjunta de locais de trabalho centrados no usuário.
● O trabalho futuro consistirá em uma combinação de trabalho em casa, no escritório e em vários locais para trabalho remoto, e o projeto de locais de trabalho é baseado no valor de estarmos juntos pessoalmente, entretanto, o número de dias na semana no escritório pode variar entre diferentes usuários – o FM pode identificar perfis de usuários com base em tempo fixo ou flexível e uso do espaço.
● Aprender como ouvir e falar adequadamente com diferentes níveis na organização é uma espécie de serviço de atendimento para os usuários e uma parte estratégica para o conselho de administração ao mesmo tempo. Influenciar a alta direção deve ser uma prioridade para assegurar que eles entendam e apoiem nossos esforços para atender aos objetivos organizacionais.
● Posicionar o FM como um fator essencial para alcançar as necessidades do cliente e os objetivos do negócio principal.
● Os Facilities Managers são fundamentais para as organizações, gerenciando o segundo maior ativo para a organização que apoia e capacita o ativo mais importante: o seu pessoal.
● Temos que ter cuidado para não nos distrairmos com “objetos cintilantes” e tendências do dia e construir as bases da excelência nas práticas de FM.
LOCAIS
● Devido à escassez de mão-de-obra e materiais, os Ativos de Capital terão um alto crescimento nos processos de fabricação (industrialização). Os Facilities Managers devem fazer parte da discussão sobre como manter e prestar serviços aos sistemas prediais e ativos produzidos durante a fase de Projeto para Manufatura e Montagem (DfMA).
● As redes dos locais estão sempre mudando em um mundo complexo a uma velocidade rápida. O FM é o caminho para assegurar a redução das lacunas entre necessidades/desejos e o que temos em um ambiente dinâmico construído.
● O local de trabalho é um sistema que inclui espaços físicos, digitais, sociais e mentais, locais e realidades – o FM precisa colaborar com a gestão de recursos humanos e o departamento de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) no desenvolvimento do local de trabalho, e uma vez que as pessoas terão mais opções para escolher o tempo e o local para trabalhar, é importante projetar locais de trabalho onde as pessoas se sintam confortáveis e com uma variedade de áreas para trabalhos diversos.
● O desenvolvimento do local de trabalho consiste na colaboração, criação conjunta, compromisso conjunto e aprendizagem conjunta – com ou sem a auxílio de ferramentas digitais. Os Facilities Managers devem compreender o valor dos processos de mudança como parte da solução no local de trabalho e de sua propriedade.
PROCESSOS
● O FM sempre consiste em uma questão de agregar valor e apoiar o negócio principal, independentemente de quão diferente ele é aplicado e praticado em vários setores da indústria. O alinhamento do FM com a estratégia, objetivos e planos de negócio de uma organização demandante é para fornecer um local de trabalho que apoie o negócio principal, proteja o bem-estar do usuário e aumente a produtividade. Para que o valor das boas práticas de FM seja planejado, entregue e realizado, precisamos fornecer uma estrutura de desempenho para a medição do sucesso e melhoria.
● Estabelecer e manter uma abordagem total de FM no nível estratégico. Formalizar a estratégia e a política de FM para orientar a tomada de decisões e o comportamento. A profissão de FM está ganhando um reconhecimento significativo em economias emergentes e os praticantes de FM devem elevar seus níveis para participar nos níveis estratégicos dentro de sua organização. Nossa profissão não progrediu tanto quanto deveria, com a maioria de nós permanecendo fora da tomada de decisões estratégicas de nossas organizações.
● A comunidade de FM Global deve prestar atenção ao crescimento observado em todo o continente Africano – desenvolvimentos, parcerias e colaboração em novas cidades incríveis são a chave na nova fase de desenvolvimento de FM na África.
● Reconhecer a importância de um nível de maturidade similar em termos de capacidade da organização demandante e a organização de FM.
● Os Ativos Imobiliários Cinéticos/Móveis estão sendo desenvolvidos como uma solução de ponta para ambientes urbanos densos (transporte). Os Facilities Managers precisarão aprender como gerenciar “real estate” não estacionários como um novo valor-chave como uma profissão.
● Fornecer recursos de baixo custo ou sem custo que apoiem os Profissionais de FM com Análises de Dados para apoiar uma melhor tomada de decisão.
● Continuar a apoiar o desenvolvimento de novas tecnologias que auxiliem a reduzir as emissões de carbono ou gerem energia limpa. Os Facilities Manager são profissionais-chave para a implementação adequada das práticas de ESG (Meio Ambiente, Social e Governança) e dos SDG (Objetivos de Desenvolvimento Sustentável) das Nações Unidas.
NORMALIZAÇÃO
● As normas de FM da série ISO 41000 continuam a ser desenvolvidas e publicadas com a finalidade de ser um acelerador e capacitador de mudanças para a profissão de Facilities Management. A norma ISO 41001 sobre Sistema de Gestão assegura que a prática seja entregue de acordo com os requisitos internacionais acordados. Como consequência, a Norma ISO 41001 é a base de qualquer atividade profissional de FM reconhecida em nível internacional. Os Sistemas de FM certificados são a garantia e demonstração pública de que eles operam de acordo com os requisitos da ISO.
● A Norma ISO 41001 FM MSS (Sistema de Gestão) é um agente de mudança para a profissão de FM. Os profissionais de FM devem continuar a desenvolver estratégias sobre como obter a adoção, familiarização e implementação da série ISO 41000 por governos nacionais, organizações demandantes e organizações de FM.
● Reconhecer (aprender & adotar) que toda a normalização da série ISO 41000 é a base (fundamental) para todos os Facilities Managers em todo o mundo. A série de Normas ISO 41000 estabelece a base de competência para o reconhecimento profissional da prática de gestão de FM.
● A série ISO 41000 pode ser utilizada em todo o mundo para permitir que o FM seja uma profissão de escolha, um desenvolvimento de carreira pessoal em FM e a base para a medida da competência profissional.
● A série ISO 41000 auxiliará os profissionais de FM a movimentar a entrega de FM de uma saída focada em commodity para uma que atenda às necessidades de FM da organização demandante com resultados mensuráveis e sustentáveis. As normas atuarão como uma ferramenta de redefinição. FM reimaginado!
TECNOLOGIA
● Os Facilities Managers devem se posicionar como a ligação entre os mundos físico e digital (gêmeos digitais & o metaverso). Um entendimento de criação de valor que os mundos digitais trazem para o local de trabalho será crítico para o futuro do trabalho e os Facilities Managers estão posicionados para serem as partes interessadas valiosas neste espaço virtual emergente.
● Como as tecnologias e soluções de blockchain estão integradas em mundos virtuais no Metaverso, os Facilities Managers devem se educar sobre as avaliações de bens imóveis digitais e como as medidas de desempenho físico afetarão ativos digitais e físicos (bens imóveis digitais & FM).
● A tecnologia está mudando o FM. Prestar atenção sobre como a tecnologia está influenciando as operações de FM deve ser uma atividade diária dos Facilities Managers com ações planejadas formalizadas. Eles devem apoiar a comunidade global para auxiliar no alinhamento das melhores práticas com as tecnologias apropriadas a fim de proporcionar maiores eficiências operacionais.
● Ter um forte desejo de alinhar todas as tendências e inovações tecnológicas (IoT, todo hardware & software) dentro do FMS (Sistema de Facility Management) das organizações (incluindo o metaverso).
A SUSTENTABILIDADE é um tema transversal em todos os 6 tópicos, significando que ela é um comportamento principal (e obrigatório) para as atividades de FM nas suas práticas diárias. Esperamos que estas ideias possam ser úteis para os profissionais de FM em todo o mundo.
Confirmamos que as informações fornecidas nesta carta refletem as opiniões e pontos de vista pessoais dos indivíduos, conforme acordado pelas respectivas assinaturas abaixo.
Com nossos melhores cumprimentos,
Atkin, Brian Prof. Dr. / Reino Unido
Crepaldi, Ricardo MSc. / Brasil
Doherty, Paul CSI, CDT, IFMA Fellow, DFC Senior Fellow / Estados Unidos
Graça, Moacyr Prof. Dr. / Brasil
Lavy, Sarel Prof. Dr. / Estados Unidos
Nenonen, Suvi Dr. / Finlândia
Osayamwen, Collins CFM, FMP, IFMA Fellow / Nigéria
Pienaar, Helgard HND Eng. and Post Grad Dip / África do Sul
Ritter, Ted LEED AP, PBD, PMP, IFMA Fellow / Estados Unidos
Theriault, Michel IFMA Fellow, FMP, LEED AP / Canadá
Waddell, Duncan BBus, FAICD, LMFMA / Austrália
Notas Gerais:
– Esta carta é apenas a reflexão deste grupo no momento em que ela foi escrita. Este não é um trabalho acadêmico e não é destinado a ser a única e completa fonte de informações sobre os tópicos aqui abordados.
– Documento de propriedade intelectual dos autores desta carta, para uso livre e não comercial, desde que citada a fonte.
– Os contatos de LinkedIn estão no respectivo hiperlink de cada assinatura dos autores.
– A localização eletrônica original desta carta pode ser acessada no QR Code ao lado vinculado a um local específico no site (endereço eletrônico) da ABRALIMP.
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FM – LETTER FROM SÃO PAULO
KEY REFLECTIONS ON DRIVERS FOR PROFESSIONAL FM PRACTICES
To Facility Management Professionals
The International Forum in Facility Management 2022, was held on 9-11th August 2022, in São Paulo, Brazil and, it was kindly hosted by ABRALIMP – Associação Brasileira do Mercado de Limpeza Profissional (Brazilian Association of Professional Cleaning Market). As professionals, by functions of coordinators and speakers in the event we decided to write this document based on our reflections during the whole week in Brazil (inside and outside the Forum).
The future of the Facility Management (FM) Profession shall focus mainly on the following directions and aspects, presented below in 32 key points grouped into 6 macro topics, in alphabetical order:
EDUCATION
● Appreciate the evolution of FM over time so it can be leveraged for further growth and development of the profession.
● Sustaining the FM profession depends on investments made today in the education of future generations of Facilities Managers. Nowadays, opportunities already exist to pursue FM as a career path.
● To take full advantage of the elevation of the profession. We must acquire the necessary education, leadership skills, and business acumen, to become technology savvy.
● To compete within our organizations for resources, Facilities Managers need to develop more business skills.
PEOPLE
● Understand the multi disciplinary nature of FM. FM is about maintaining continuous improvement of people’s quality of life through the development of better built environments and human experiences. Interpreting users’ and other key stakeholders’ needs and translating them into requirements for FM. Be ready to do everything to focus on well-being and the best user experience inside the workplace of the organization.
● Creativity in the innovation of human relationships and the way the services are delivered are always welcome to produce positive changes in the workplace. Serviceability, Usability, and Influencing behaviors must be on the radar of all modern Facilities Managers to improve outcomes.
● As the pandemic has already pushed companies and organizations to reflect on their practices, it provides a good opportunity to create workplaces that are more human-centered and sustainable by placing more emphasis on employees’ needs and the well-being of individuals and community – FM has a major role towards co-creation of user-centric workplaces.
● Future work will consist of a combination of work from home, the office, and various places for remote work, and the design of workplaces is based on the value of being together in person, however, the number of days in the week in the office can vary among different users – FM can identify users’ profiles based on fixed or flexible time and use of space.
● Learning how to listen and talk appropriately with different organization levels is a kind of concierge service for users and a strategy piece for the administrative board at the same time. Influencing the top management should be a priority, to ensure they understand and support our efforts to meet organizational objectives.
● Positioning FM as a key enabler towards achieving client needs and core business objectives.
● Facilities Managers are critical to organizations, managing the 2nd largest asset for the organization which supports and enables the most important asset: staff.
● We have to be careful not to be distracted by “bright shiny objects” and trends of the day and build the foundations of excellence in FM practices.
PLACES
● Due to a shortage of labor and materials, Capital Assets will see high growth in manufacturing processes (industrialization). Facilities Managers should be part of the discussion on how to maintain and service manufactured buildings and assets during the Design for Manufacturing and Assembly (DfMA) phase.
● Networks of places are always changing in a complex world at a fast speed. FM is the way to assure the reduction of the gaps between needs/desires and what we have in a dynamic built environment.
● The workplace is a system including physical, digital, social, and mental spaces, places, and realities – FM need to collaborate with human resource management and ICT-department in workplace development and since people will have more options to choose the time and place to work, it is important to design workplaces where people feel comfortable and variety of areas for diverse work.
● Workplace development is about collaboration, co-creation, co-commitment, and co-learning – both with and without the help of digital tools. Facilities Managers must understand the value of the change processes as part of the workplace solution and its ownership.
PROCESSES
● FM is always about adding value and supporting the core business, regardless of how different it is applied and practiced in various sectors of the industry. Aligning FM with a demand organization’s business strategy, objectives, and plans to provide a workplace that supports the core business, safeguards user well-being, and raises productivity. For the value of sound FM practice to be planned, delivered, and realized, we need to provide a performance framework for the measurement of success and improvement.
● Establishing and maintaining an overall approach to FM on the strategic level. Formalizing FM strategy and policy to guide decision making and behavior. The FM profession is gaining significant recognition in emerging economies and FM practitioners must up their games to play at the strategic levels within their organization. Our profession has not progressed as much as it should have, with most of us remaining outside the strategic decision-making of our organizations.
● The Global FM community should pay attention to the growth witnessed around the African continent – new amazing city developments, partnerships, and collaboration are key in the new phase of FM development in Africa.
● Recognizing the importance of a similar level of maturity in terms of capability for both the demand organization and FM organization.
● Kinetic/Moving Real Estate Assets are being developed as a cutting-edge solution for dense urban environments (transportation). Facilities Managers will need to learn how to manage non-stationary “real estate” as a new key value as a profession.
● Provide low-cost or no-cost resources to support FM Professionals with Data Analytics to support improved decision-making.
● Continue supporting the development of new technologies that help reduce carbon emissions or create clean energy. Facilities Managers are key professionals for proper implementation of ESG practices and the SDG of the United Nations.
STANDARDIZATION
● FM Standards in the ISO 41000 series continues to be developed and published with a purpose to be an accelerator and enabler of change for the profession of Facilities Management. ISO 41001 Management System Standard assures that practice is delivered to agreed international requirements. As a consequence, ISO 41001 is the foundation of any professional FM activity recognized at an international level. Certified FM Systems is the assurance and public demonstration that it operates according to ISO requirements.
● The ISO 41001 FM MSS (Management Systems Standard) is a game changer for the FM profession. FM practitioners should continue to develop strategies on how to get the adoption, domestication, and implementation of ISO 41000 series by national governments, demand organizations, and FM Organizations.
● Recognize (learn & adopt) that all the ISO 41000 series standardization is the base (foundational) for all Facilities Managers around the world. The ISO 41000 series of Standards sets the competence base for professional recognition of the management practice of FM.
● The ISO 41000 series can be used across the world to enable FM to be a profession of choice, a personal FM career development, and the base for measured professional competence.
● The ISO 41000 series will assist FM professionals to move the delivery of FM from a commodity-focused output to one of meeting the FM needs of the demand organization with measurable, sustainable outcomes. The standards will act as a reset tool. FM reimagined!
TECHNOLOGY
● Facilities Managers should position themselves as the liaison between the physical and digital worlds (digital twins & the metaverse). An understanding of value creation that digital worlds bring to the workplace will be critical to the future of work and Facilities Managers are positioned to be valuable stakeholders in this emerging virtual space.
● As blockchain technologies and solutions are integrated into virtual worlds in the Metaverse, Facilities Managers should educate themselves about the valuations of digital real estate and how physical performance measures will affect both digital and physical assets (digital Real Estate & FM).
● Technology is changing FM. Paying attention to how tech is influencing FM operations must be an everyday activity of Facilities Managers with formal planned actions. They need to support the global community to help align best practices with the appropriate technologies to provide enhanced operational efficiencies.
● Have a hungry desire to align all technological trends and innovations (IoT, all hardware & software) inside the FMS (Facility Management System) of organizations (including metaverse).
SUSTAINABILITY is a transversal theme in all 6 topics, meaning that it is a main (and mandatory) behavior for FM activities in daily practices.
We hope these ideas can be useful for FM Professionals around the world.
We confirm that the information provided in this letter reflects the personal opinions and views of the individuals as agreed by the respective signatures below.
With warm wishes,
Atkin, Brian Prof. Dr. / United Kingdon
Crepaldi, Ricardo MSc. / Brazil
Doherty, Paul CSI, CDT, IFMA Fellow, DFC Senior Fellow / United States
Graça, Moacyr Prof. Dr. / Brazil
Lavy, Sarel Prof. Dr. / United States
Nenonen, Suvi Dr. / Finland
Osayamwen, Collins CFM, FMP, IFMA Fellow / Nigeria
Pienaar, Helgard HND Eng. and Post Grad Dip / South Africa
Ritter, Ted LEED AP, PBD, PMP, IFMA Fellow / United States
Theriault, Michel IFMA Fellow, FMP, LEED AP / Canada
Waddell, Duncan BBus, FAICD, LMFMA / Australia
General Notes:
– This letter is just the reflections of this group at the time that it was written. This is not academic work and is not intended to be the only and complete source of information on the topics addressed here.
– Intellectual property document of the authors of this letter, for free non-commercial use as long as the source is cited.
– LinkedIn contacts are in the respective hyperlink of each authors’ signature.
– The original electronic location of this letter can be accessed beside the QR Code linked to a specific place on the ABRALIMP website.
