MUNDO FM
Um passeio por algumas soluções de ponta desse prestador de serviços em limpeza, conservação, apoio e segurança
O dia começa, e ao chegar no cliente ou empresa contratante, o trabalhador já se depara com o primeiro dispositivo tecnológico: o ponto eletrônico, já velho conhecido em muitas organizações, mas que tem lá seu diferencial no Grupo Vikings, empresa prestadora de vários serviços de suporte à dinâmica corporativa.
“O ponto eletrônico ou relógio digital de ponto é uma tecnologia que viabiliza muito mais que todo processamento de entrada e saída dos colaboradores e sua presença no trabalho, gerando confiabilidade mútua e dados preciosos de análise operacional e controladoria para tomadas de decisão. Ele permite que o supervisor volante ou os encarregados tenham mais tempo tanto para cuidar do controle da limpeza, quanto para treinar, orientar, conferir e fazer junto os serviços contratados pelo cliente. Antigamente, aqueles cartões de ponto manual tomavam muito tempo das lideranças local e volante, que os coletava e tinha que ficar conferindo um a um”, explica o diretor de vendas ou CSO do Grupo Vikings, Renato Basso.
Marcado o ponto de entrada no local de trabalho, o funcionário Vikings tem logo outro recurso para facilitar o dia a dia de todos: o Vikings Digital, uma inovação no mercado de facilities que permite a execução e o controle do atendimento ao cliente com base num sistema integrado de gestão. Para isso, foi desenvolvido um checklist ou passo a passo que o colaborador deve seguir.
“Acreditamos que o Vikings Digital, com sua tecnologia de checklist, veio melhorar o nível de confiança, porque antigamente era tudo feito à mão, dando margem à imprecisão ou mesmo a erro de informação. Agora, na área de limpeza, por exemplo, o agente aproxima um tablet ou celular de um QR Code para fazer a leitura das atividades que terá que realizar num dado ambiente. Ao final, depois das tarefas concluídas, ele assinala o resultado e essa marcação sobe para um sistema na nuvem que armazena as informações. Nesse caso, qual é a diferença do papel para o eletrônico? É que essas informações tornam-se rápidas, on-line, e muito mais fácil de serem confrontadas se comparadas às registradas em papel de 10, 15 dias atrás”, argumenta Renato Basso.
Vantagens à vista!
Outra vantagem trazida pelo Vikings Digital diz respeito à gama de possibilidades que se abriu: “no começo, há oito anos, só buscávamos confiabilidade e, de repente, outras janelas foram abertas, pois, a partir dessa marcação que coletamos eletronicamente, passamos a ter amostragens, números, tempos. Então, podemos refazer o plano de trabalho sempre que alguma atividade estiver sendo cumprida em horário e local menores ou maiores do que o necessário, dando-nos maior poder de avaliação dos tempos gastos para execução de cada tarefa”, completa o CSO.
Como movimento natural de mercado, Basso alega que muitos clientes pedem redução de custo: “então, para nós não respondermos simplesmente ‘ah, vamos reduzir 10%’, todas as marcações digitais vindas de nossos checklists nos dão base de informação para podermos tomar decisões mais assertivas em cada caso, seja mesmo de redução de custos ou de aumento de frequência das atividades. A partir disso, ainda podemos muito bem confrontar o que tinha sido previsto com o que foi realizado e o porquê de algo não ter sido realizado. Então, ficou bem mais fácil coletar as informações, tomar decisões, para nós podermos chegar e dizer: ‘olha, eu preciso aumentar uma pessoa’ ou ‘eu preciso melhorar o equipamento’ ou ‘minha parte de manutenção não está boa’, e por aí vai”.
No caso da prestação de serviços na portaria e em segurança, existem outros tipos de sistemas que ajudam, como a tecnologia que a Odin, “braço” do Grupo Vikings, utiliza: “por uma plataforma chamada T-Risk, fazemos análise de risco para os ambientes e, no que tange à portaria, fica um pouco mais complexo falar de tecnologia porque ela geralmente envolve dispositivos que o próprio cliente adquire, como câmeras de monitoramento, biometria, rondas e uma série de outras formas de capturar informações”, esclarece Renato Basso.
E, para completar o rol de instrumentos tecnológicos, entra a business intelligence (BI), ferramenta da Microsoft adquirida há três anos pelo Grupo, que ajuda no processo de coleta, organização, análise, compartilhamento e transformação de dados brutos em informações significativas e úteis ao negócio. “Nós extraímos as informações do Vikings Digital e de outras fontes de sistemas e levamos para a BI, de onde começamos a criar relatórios gerenciais de uma página para entregar uma vez por mês ao cliente. E para que serve isso? Para eliminar a “impressão” ou o “eu acho” da nossa atividade, substituindo pela constatação de fatos, números e informações embasadas. E nossa próxima luta é para saber o que fazer com esse montão de informações, ou como nós a tratamos, filtramos, com vistas a direcionar nossos recursos da melhor maneira possível”, completa o CSO do Grupo.
No começo, há oito anos, só buscávamos confiabilidade e, de repente, outras janelas foram abertas, pois, a partir dessa marcação que coletamos eletronicamente, passamos a ter amostragens, números, tempos.
