GENTE & GESTÃO
Aplicações tecnológicas na gestão de pessoas, espaços e processos em Portugal
Vários de nossos costumes e características herdamos dele, a começar pela própria língua que falamos. País com território pouco menor que o do estado brasileiro de Pernambuco, ainda hoje exerce forte influência em nosso comportamento e aspirações. Daí nossa curiosidade de saber como a área de Facility Management (FM) é vista e acontece por lá, sobretudo no que tange à tecnologia. Estamos falando, claro, de Portugal, e um dos expoentes mais indicados para apresentar o mundo FM lusitano é o CEO da Associação Portuguesa de FM (APFM), Miguel Alves Agostinho, engenheiro, pós-graduado em Gestão Comercial e diretor regional da FMHOUSE, entidade independente com 25 anos de consultoria e formação profissional em âmbito internacional.
De acordo com ele, a atuação de Facility Management baseia-se na integração entre pessoas, espaços e processos, e o que se espera, pelo uso da tecnologia, é justamente facilitar a montagem dessas três peças de quebra-cabeça: “imagine a dificuldade de montar um puzzle sem conseguir ver os encaixes entre as peças? Sem ver as informações contidas em seus contornos? É aí que entra a tecnologia, com a função de revelar todos os dados necessários para uma boa gestão. Sabendo, inclusive, que essas peças do puzzle não são estáticas, já que pessoas têm necessidades diferentes, espaços são alterados e processos são atualizados. Nos deparamos, então, com o desafio de montar puzzles cujas imagens só iremos conhecer no momento em que os concluirmos.”
Alguns avanços tecnológicos foram essenciais para se chegar às possibilidades que existem hoje no trabalho de FM. Exemplos disso são os sensores, os aplicativos de smartphones e as redes 4G e 5G que se complementam ao wi-fi. “Eu agrupo esses avanços em três áreas: sensorização dos serviços, que nos permite registar e agir sobre solicitações dos usuários e atribuir tarefas às equipes; sensorização dos edifícios, que nos ajuda a cuidar do monitoramento e alarme dos principais sistemas, e eficiência do FM, que se traduz pelo olhar mais preciso e abrangente que passamos a ter sobre cadastro de espaços e ativos, nível de entrega dos serviços, custo real dos contratos e todas as métricas e indicadores”, argumenta Miguel Alves.
Tecnologia em boa hora
Como se diz, por aqui e por lá, tecnologia é algo que vem para facilitar a vida. E nosso entrevistado acrescenta que ela permite a tomada de decisões com informação e não com “adivinhação”: “com base na minha experiência, 80% dos problemas tem causas comuns e recorrentes e, para focarmos mais na origem da ‘doença’ e menos no ‘sintoma’, a tecnologia permite-nos olhar para trás e tentar encontrar soluções, coisa que, sem dados e sem a imensa capacidade de tratá-los que a tecnologia nos permite, não conseguiríamos fazer”.
Todo o ferramental tecnológico só pode ser distinguido no nível operacional, porque, segundo Miguel Alves, quando se sobe ao nível de gestão (ou tático) e, mais acima, ao estratégico, tudo funde-se em verdadeiros sistemas de informação e gestão: “imagine um sistema de manutenção. No nível operacional, as equipes têm acesso à lista de tarefas e a informações guardadas na nuvem, com foco na eficiência do serviço e possibilidade de medir a produção. No nível de gestão, há visão de como a equipe se comporta e do nível de atendimento do serviço, com análise de reporte periódico e se o OPEX está sendo cumprido à risca. Por último, no nível estratégico, com a visão sobre gestão dos ativos e execução e orçamento do CAPEX, pode-se comunicar ao ‘Board’ o quanto de investimento o edifício vai necessitar e propostas de melhorias estruturais, seja no nível da automatização do prédio, da sua sustentabilidade, da certificação etc”.
Quanto à gestão específica de pessoas, Miguel Alves elege a “customização”, ou adaptação personalizada de decisões, como a maior contribuição trazida pela tecnologia. “Se os colaboradores usam um aplicativo, por exemplo, você consegue mapear o padrão de interação com o edifício e os serviços: se chegam de carro ou de bicicleta, o horário em que usam a cafeteria, salas de reunião, demais espaços e outros indicadores da rotina. Por questões de privacidade, você nem precisa identificar os sujeitos. E, hoje com os modelos de trabalho híbrido, a capacidade de compreender padrões torna-se fundamental.”
Para o futuro, a tecnologia promete acertar mais nas previsões. Pelo menos é nisso que aposta nosso especialista português em Facility Management: “eu acredito que tudo o que permita a simulação é o que vai evoluir mais, seja simulação de custo, de investimento, mas também de comportamento dos edifícios em termos de consumo e pegada de carbono. Tudo isso, claro, a tempo de suscitar alterações no projeto de edifício novo ou de retrofit. E, por último, acredito no aprimoramento da tecnologia como fonte de informação para reduzir o ruído entre prestadores e clientes e colocá-los como parceiros que, juntos, veem uma série de dados e a interpretam para encontrar a melhor solução”.
“Imagine a dificuldade de montar um puzzle sem conseguir ver os encaixes entre as peças? Sem ver as informações contidas em seus contornos? É aí que entra a tecnologia, com a função de revelar todos os dados necessários para uma boa gestão”.
