Tecnologia
Durante muitos anos, o trabalho do Facility Manager esteve associado à capacidade de responder rapidamente às demandas da operação. A experiência acumulada e a observação do dia a dia eram os principais instrumentos para decidir prioridades de manutenção, organizar espaços e administrar serviços. Com a digitalização das operações, essa lógica começa a mudar. Plataformas capazes de reunir informações sobre ocupação dos ambientes, uso dos espaços, chamados, manutenção e desempenho operacional passaram a fornecer uma base objetiva para decisões que extrapolam a rotina dos edifícios e alcançam áreas como recursos humanos, finanças e gestão imobiliária.
Ao mesmo tempo, tecnologias voltadas à conservação de ambientes e à gestão de serviços especializados ampliam a disponibilidade de indicadores sobre qualidade ambiental, preservação de ativos e sustentabilidade. Embora atuem em segmentos diferentes do Facilities Management, Deskbee e MilliCare Brasil convergem em um ponto: a tecnologia deixa de ser apenas uma ferramenta de automação para se tornar um instrumento de inteligência capaz de apoiar decisões estratégicas.
Participam desta reportagem Mario Verdi, CEO da Deskbee, empresa especializada em gestão de Workplace, e Paulo Jubilut, CEO da MilliCare Brasil, companhia dedicada à gestão especializada de limpeza, conservação de carpetes, pisos e superfícies têxteis.
Da experiência aos indicadores
Segundo Mario Verdi, a principal transformação provocada pelas plataformas digitais não está apenas na quantidade de informações disponíveis, mas na forma como elas alteram o papel do gestor de Facilities.
“O Facility Manager deixa de ser o profissional que cuida do prédio e passa a ser alguém que informa decisões de Real Estate, RH e Finanças com dados concretos”, afirma.
Na prática, isso significa substituir decisões baseadas exclusivamente na experiência por análises sustentadas por indicadores de ocupação, utilização de ambientes, comportamento dos usuários, consumo de recursos e desempenho dos ativos.
Para o executivo, quando um diretor financeiro questiona a necessidade de manter determinada área ocupada, a resposta deixa de ser uma percepção operacional.
“Ele apresenta a taxa de ocupação real dos últimos 90 dias, o pico de uso por dia da semana, a proporção entre espaços colaborativos e individuais e o custo por metro quadrado efetivamente utilizado. A decisão deixa de ser uma opinião e vira um caso de negócio.”
Na visão de Paulo Jubilut, essa mesma mudança também acontece nas operações de limpeza e conservação, onde durante muito tempo a qualidade dos serviços foi medida quase exclusivamente pela aparência dos ambientes.
“Quando a tecnologia entra nesse contexto, ela muda a conversa. O gestor deixa de tomar decisões apenas por percepção e passa a trabalhar com evidências.”
Essas evidências incluem indicadores relacionados à qualidade do ar, histórico de manutenção, análises microbiológicas, consumo de recursos, tempo de resposta das equipes e preservação do ciclo de vida dos revestimentos.
Para Jubilut, entretanto, a tecnologia só produz resultados quando existe conhecimento técnico para interpretar os dados.
“Entre o problema e a tecnologia existe uma variável decisiva: o ser humano que vai interpretar, aplicar e transformar aquela informação em ação.”
Inteligência Artificial depende de dados confiáveis
O avanço da Inteligência Artificial ampliou as possibilidades de análise dentro das operações de Facilities, mas ambos os entrevistados ressaltam que a qualidade dos resultados depende diretamente da qualidade das informações utilizadas.
Na avaliação de Mario Verdi, não basta acumular grandes volumes de dados.
“A IA é poderosa, mas é uma máquina de inferência. Sua qualidade depende inteiramente da qualidade da entrada.”
Ele explica que as informações mais relevantes para a gestão de Workplace estão distribuídas em três grupos: dados de ocupação dos espaços, padrões de comportamento dos usuários e indicadores financeiros relacionados aos ativos imobiliários.
O desafio, segundo ele, é evitar decisões baseadas em métricas isoladas.
“Se eu vejo que a taxa de ocupação de um andar é de 35%, posso concluir que ele está subutilizado. Mas quando cruzo esse dado com informações sobre comportamento dos usuários, descubro que aquele espaço atende necessidades específicas e a decisão muda completamente.”
Além da integração entre diferentes bases de dados, Verdi destaca a importância da captura automática das informações para reduzir erros e garantir confiabilidade nas análises.
Na operação da MilliCare Brasil, a lógica é semelhante. A consolidação de informações permite que o gestor deixe de atuar apenas de forma reativa para antecipar necessidades de manutenção e direcionar melhor os recursos disponíveis.
Segundo Paulo Jubilut, plataformas digitais conseguem reunir indicadores como níveis de CO₂, umidade, temperatura, compostos orgânicos voláteis, tempo de resposta das equipes, reincidência de ocorrências e desempenho ambiental das operações.
“Quando o gestor tem esses dados consolidados, ele sai do ‘eu acho’ para o ‘eu sei’.”
Trabalho híbrido exige novas formas de planejar os espaços
A consolidação do trabalho híbrido tornou a ocupação dos escritórios mais dinâmica e aumentou a necessidade de compreender como os ambientes são efetivamente utilizados. Para Mario Verdi, a mudança tornou inviável administrar espaços corporativos apenas com base em estimativas.
Segundo ele, plataformas digitais permitem reunir informações provenientes de reservas de estações de trabalho, check-in automático, controle de acesso e sensores de presença para identificar padrões de ocupação, dias de maior demanda e perfis de utilização dos ambientes.
“Com dados históricos de ocupação e projeções de crescimento, o gestor de Real Estate pode negociar contratos de locação com embasamento. Não se renova um contrato por inércia quando os dados mostram que uma área menor é suficiente.”
O executivo destaca que essas informações não servem apenas para reduzir custos, mas também para melhorar a experiência dos colaboradores.
“Com plataformas digitais, o colaborador reserva seu espaço, sabe quem estará lá, e o escritório se reorganiza para receber as pessoas certas no momento certo.”
Na visão da MilliCare Brasil, essa inteligência também contribui para tornar as operações de manutenção mais eficientes. Ao identificar padrões de uso dos ambientes, torna-se possível ajustar a frequência dos serviços conforme a utilização real dos espaços, concentrando recursos onde existe maior demanda e reduzindo desperdícios.
Paulo Jubilut afirma que sensores, aplicativos e plataformas digitais permitem enxergar informações que antes permaneciam invisíveis para a gestão.
“Em vez de esperar uma reclamação, o Facility pode antecipar necessidades. Em vez de seguir uma rotina fixa para todos os ambientes, pode ajustar frequências conforme uso real, criticidade e dados históricos.”
Apesar do avanço tecnológico, ele reforça que o julgamento humano permanece no centro da gestão.
“Tecnologia mede, organiza e sugere caminhos. Quem interpreta o contexto, entende prioridades, negocia budget, educa equipes, conversa com fornecedores e toma decisões é o profissional.”
Brasil acelera, Estados Unidos consolidam a cultura de dados
A atuação internacional das duas empresas permite observar diferentes estágios de maturidade na adoção de tecnologias para Facilities Management.
Para Mario Verdi, os Estados Unidos apresentam maior integração entre sistemas de gestão predial, plataformas de Workplace e soluções de inteligência artificial, especialmente em iniciativas voltadas à manutenção preditiva. Na sua avaliação, a principal diferença não está mais na disponibilidade de tecnologia, mas na forma como ela é incorporada às decisões.
“A diferença fundamental não é de tecnologia disponível. É de cultura de uso de dados.”
Ao mesmo tempo, ele observa que o mercado brasileiro avançou rapidamente após a pandemia na adoção de plataformas voltadas ao trabalho híbrido e demonstra elevada capacidade de adaptação.
“O Brasil não precisa importar tecnologia. Precisa amadurecer o processo de leitura, interpretação e ação sobre os dados que já tem.”
Na MilliCare Brasil, a experiência internacional também evidencia diferenças relacionadas à cultura de manutenção. Segundo Paulo Jubilut, enquanto mercados mais maduros enxergam a preservação dos ativos como parte da estratégia patrimonial, muitas empresas brasileiras ainda tratam a manutenção predominantemente como despesa operacional.
“O nosso trabalho tem sido mostrar que preservar um carpete, um estofado ou uma superfície têxtil não é apenas manter aparência. É reduzir desperdício, evitar descarte prematuro, melhorar a qualidade do ambiente interno e dar ao Facility Manager argumentos técnicos para defender budget com base em saúde, sustentabilidade e performance.”
Tecnologia amplia a capacidade de decisão, mas não substitui o gestor
Para os dois executivos, a próxima etapa da transformação digital em Facilities será marcada pela integração entre diferentes bases de dados e pelo uso crescente de inteligência artificial para apoiar decisões preventivas.
Paulo Jubilut acredita que ainda existe amplo espaço para integrar informações sobre ocupação dos ambientes, desempenho dos ativos, qualidade do ar, manutenção, consumo de recursos e experiência dos usuários.
“Quando esses dados são analisados em conjunto, o Facility ganha uma visão muito mais estratégica. Ele consegue planejar serviços com base em risco, uso e desempenho.”
Na sua avaliação, a análise preditiva permitirá planejar intervenções com maior precisão, reduzir desperdícios e prolongar a vida útil dos ativos, mantendo o profissional como responsável pela interpretação dos resultados e pela definição das prioridades.
Mario Verdi compartilha a mesma visão ao afirmar que o valor da inteligência artificial está em ampliar a capacidade analítica do gestor, e não em substituir sua experiência.
“A tecnologia não substitui o julgamento. Ela o amplifica. O profissional que entende as operações e também sabe ler dados é o que entrega valor real.”
Em áreas distintas do Facilities Management, Deskbee e MilliCare Brasil apontam para uma mesma direção. À medida que plataformas digitais passam a reunir informações cada vez mais completas sobre pessoas, espaços, ativos e serviços, o diferencial competitivo deixa de estar apenas na capacidade de coletar dados. O desafio passa a ser transformar essas informações em decisões capazes de tornar os ambientes mais eficientes, sustentáveis e preparados para responder às mudanças nas formas de trabalhar.